Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door LEUVEN KLIMAATNEUTRAAL 2030 vzw, gevestigd te 3000 Leuven, Prof. Van Overstraetenplein 1, ingeschreven in het KBO-register onder nummer 0544.963.123, hierna genoemd “Leuven 2030”.
Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via leuvensklimaatfonds.be, waaronder persoonsgegevens die worden verstrekt in het kader van een financieringsaanvraag bij het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers.
Tenzij hieronder anders vermeld, is Leuven 2030 verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verzamelt.
Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming. Zij legt uit welke persoonsgegevens Leuven 2030 verzamelt, waarom deze worden verwerkt, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten u daarbij heeft.
1. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Leuven 2030 verwerkt persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt, onder andere bij:
- inschrijvingen voor nieuwsbrieven, activiteiten en evenementen;
- ledenbeheer en samenwerkingen;
- het gebruik van contact- en andere formulieren;
- financieringsaanvragen via het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers;
- andere diensten en programma’s die Leuven 2030 aanbiedt.
Afhankelijk van het doel kunnen onder meer volgende gegevens worden verwerkt:
- naam en voornaam;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bedrijfsnaam en ondernemingsnummer;
- website van de onderneming;
- informatie over de activiteiten en plannen van de onderneming;
- informatie over de maatschappelijke en/of ecologische impact;
- informatie over de ontwikkelingsfase van de onderneming;
- omzetgegevens en andere informatie over de financiële situatie;
- informatie over de financieringsbehoefte, eigen inbreng en eventuele andere financiers;
- documenten die vrijwillig worden opgeladen, zoals een businessplan, pitchdeck of financieel plan;
- gegevens over hoe u Leuven 2030 of het Leuvens Klimaatfonds heeft leren kennen.
Leuven 2030 kan daarnaast automatisch technische gegevens verzamelen over het gebruik van haar websites via cookies en vergelijkbare technologieën, zoals IP-adres, browsergegevens en informatie over het websitegebruik.
2. Financieringsaanvragen bij het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers
Via leuvensklimaatfonds.be kunnen ondernemingen een aanvraag indienen voor financiering door het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers.
Het aanvraagformulier wordt technisch verwerkt via HubSpot, dat door Leuven 2030 wordt gebruikt als CRM- en formulierplatform.
De gegevens uit de aanvraag worden door Leuven 2030 verwerkt om:
- de aanvraag te ontvangen en administratief op te volgen;
- inzicht te krijgen in de onderneming, haar activiteit, impact, ontwikkelingsfase en financieringsbehoefte;
- aanvragen inhoudelijk te kunnen opvolgen;
- het functioneren, bereik en de resultaten van het Leuvens Klimaatfonds te evalueren;
- toekomstige oproepen en ondersteuning voor ondernemingen verder te ontwikkelen;
- rapportering, monitoring en verantwoording mogelijk te maken;
te voldoen aan eventuele controle-, audit- of subsidievereisten.
3. Doorgifte aan trividend
De volledige financieringsaanvraag wordt doorgestuurd naar trividend, fondsbeheerder van het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers.
Dit omvat de informatie die in het formulier werd ingevuld en de documenten die de kandidaat vrijwillig heeft opgeladen.
trividend verwerkt deze gegevens vervolgens met het oog op onder andere:
- een eerste screening van de aanvraag;
- verdere contacten met de kandidaat;
- inhoudelijke en financiële analyse;
- voorbereiding van een financieringsdossier;
- beoordeling van de financieringsaanvraag;
- eventuele contractering en opvolging van een toegekende financiering.
Indien trividend in een latere fase bijkomende persoonsgegevens nodig heeft, bijvoorbeeld in het kader van identificatie, wettelijke controles, kredietanalyse of de voorbereiding van een leningsovereenkomst, vraagt trividend deze rechtstreeks aan de kandidaat.
De verdere verwerking van die bijkomende gegevens gebeurt overeenkomstig de privacyvoorwaarden en wettelijke verplichtingen die voor trividend gelden.
4. Toegang door stad Leuven
Stad Leuven is betrokken bij de werking en opvolging van het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers.
In dat kader kan stad Leuven toegang krijgen tot individuele financieringsaanvragen en de daarbij horende persoonsgegevens en documenten, voor zover dit noodzakelijk is voor:
- de werking en governance van het fonds;
- inhoudelijke of beleidsmatige opvolging;
- evaluatie van de werking en resultaten;
- rapportering;
- controle en verantwoording van de inzet van publieke middelen;
- de naleving van subsidie- of andere verplichtingen.
De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor deze doeleinden.
Leuven 2030 en stad Leuven kunnen daarnaast ook geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens gebruiken voor rapportering, evaluatie en beleidsdoeleinden.
5. Controle, audit en subsidieverantwoording
Het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers wordt mede mogelijk gemaakt door publieke middelen en subsidies.
In dat kader kunnen persoonsgegevens en documenten uit financieringsdossiers worden geraadpleegd of opgevraagd door bevoegde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor controle, audit, toezicht of financiële verantwoording.
Dit kan onder meer gaan om:
- bevoegde overheidsinstanties;
- subsidiegevers;
- controle- of auditorganen;
- externe auditoren die door een bevoegde instantie of subsidiegever zijn aangesteld;
- andere instanties die wettelijk of contractueel bevoegd zijn om de besteding van middelen te controleren.
Persoonsgegevens en documenten worden in dat kader enkel gedeeld voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke, contractuele of subsidiegerelateerde controle- en verantwoordingsverplichtingen.
6. Gebruik van externe dienstverleners
Leuven 2030 kan externe dienstverleners inschakelen voor de technische verwerking, opslag en beveiliging van persoonsgegevens.
Voor formulieren en relatiebeheer maakt Leuven 2030 onder andere gebruik van HubSpot.
Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken in opdracht van Leuven 2030, worden passende afspraken gemaakt over de bescherming en beveiliging van deze persoonsgegevens.
Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, worden waar nodig passende waarborgen toegepast overeenkomstig de AVG, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen.
7. Beveiliging
Leuven 2030 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of vernietiging.
Personeelsleden, dienstverleners en andere personen die in opdracht van Leuven 2030 toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn gehouden aan passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.
Geen enkel elektronisch systeem kan een absolute beveiliging garanderen. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelt Leuven 2030 overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
8. Voor welke doeleinden gebruiken we persoonsgegevens?
Leuven 2030 kan persoonsgegevens onder meer verwerken voor:
Personeels- en leveranciersbeheer
Voor werving en selectie, administratie, samenwerking, facturatie en betaling.
Ledenbeheer, netwerking en evenementen
Voor administratie, organisatie van activiteiten en communicatie met deelnemers, leden en partners.
Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers
Voor:
- het ontvangen en opvolgen van financieringsaanvragen;
- inhoudelijke beoordeling en begeleiding;
- rapportering en monitoring;
- evaluatie en verdere ontwikkeling van het fonds;
- toekomstige oproepen;
- governance;
- controle en verantwoording van publieke middelen;
- naleving van audit- en subsidieverplichtingen.
Direct marketing en communicatie
Om geïnteresseerden te informeren over toekomstige oproepen, activiteiten, programma’s, evenementen en andere relevante initiatieven van Leuven 2030 en het Leuvens Klimaatfonds.
Wanneer hiervoor toestemming vereist is, wordt die afzonderlijk gevraagd. Het indienen van een financieringsaanvraag betekent niet automatisch dat u instemt met algemene marketingcommunicatie.
Contactformulieren
Om vragen en verzoeken te beantwoorden en verdere contacten te onderhouden.
Website en cookies
Om de website correct te laten functioneren, het websitegebruik te analyseren en – indien u daarmee instemt – bepaalde externe diensten en marketingfunctionaliteiten te gebruiken.
Wettelijke, contractuele en controleverplichtingen
Voor:
- beveiliging;
- fraudepreventie;
- geschillenbeslechting;
- rapportering;
- audit;
- subsidiecontrole;
- financiële verantwoording;
- naleving van wet- en regelgeving.
9. Rechtsgronden
Leuven 2030 verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat onder artikel 6 AVG.
Afhankelijk van het doel kan dit zijn:
- uw toestemming;
- de noodzaak om een overeenkomst uit te voeren of, op uw verzoek, maatregelen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst;
- een wettelijke verplichting;
- de uitvoering van een taak of opdracht die verband houdt met de werking van het fonds of de inzet van publieke middelen, voor zover juridisch van toepassing;
- een gerechtvaardigd belang van Leuven 2030 of een betrokken partner, voor zover uw belangen of fundamentele rechten niet zwaarder wegen.
Voor direct marketing waarvoor toestemming vereist is, wordt een afzonderlijke opt-in gevraagd. U kunt die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.
Voor financieringsaanvragen bij het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers wordt de verwerking uitgevoerd omdat zij noodzakelijk is om de aanvraag te kunnen ontvangen, beoordelen, opvolgen en de nodige stappen te kunnen zetten met het oog op een eventuele financiering.
Verwerking in het kader van controles, audits of subsidieverantwoording kan daarnaast noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke, contractuele of subsidiegerelateerde verplichtingen.
10. Bewaartermijnen
Leuven 2030 bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met eventuele wettelijke, contractuele en subsidiegerelateerde verplichtingen.
Voor financieringsaanvragen bij het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers gelden bij Leuven 2030 in principe volgende bewaartermijnen:
- toegekende financieringen: gedurende de looptijd van de financiering en vervolgens maximaal 3 jaar;
- afgewezen, ingetrokken of niet-doorgezette aanvragen: maximaal 3 jaar na afsluiting van het dossier;
- gegevens gebruikt voor marketingcommunicatie op basis van toestemming: totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt, behoudens gegevens die nog beperkt moeten worden bewaard om uw uitschrijving te respecteren.
Wanneer wetgeving, subsidievoorwaarden of auditverplichtingen een langere bewaartermijn vereisen, kunnen bepaalde gegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om aan die verplichtingen te voldoen.
trividend en andere betrokken partijen kunnen voor persoonsgegevens die zij zelfstandig verwerken andere wettelijke bewaartermijnen hanteren.
11. Direct marketing en uw toestemming
Leuven 2030 kan u de mogelijkheid bieden om zich afzonderlijk in te schrijven voor communicatie over toekomstige oproepen, programma’s, evenementen of andere relevante initiatieven.
Deze toestemming is facultatief. U kunt een financieringsaanvraag indienen zonder toestemming te geven voor dergelijke communicatie.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, onder andere via de uitschrijflink in elektronische communicatie.
12. Cookies
De websites van Leuven 2030 en het Leuvens Klimaatfonds kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.
Noodzakelijke cookies kunnen worden geplaatst omdat zij nodig zijn om de website correct te laten functioneren.
Voor analytische, marketing- en andere niet-noodzakelijke cookies wordt, waar wettelijk vereist, vooraf toestemming gevraagd.
Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden, bewaartermijnen, eventuele externe partijen en de manier waarop u uw voorkeuren kunt aanpassen, vindt u in de cookieverklaring.
13. Uw rechten
U heeft, binnen de voorwaarden van de AVG, onder meer het recht:
- inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
- verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- uw persoonsgegevens te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
- een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.
Voor vragen of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens die door Leuven 2030 in het kader van het Leuvens Klimaatfonds worden verwerkt, kunt u contact opnemen via:
contact@leuvensklimaatfonds.be
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die zelfstandig door trividend, stad Leuven of een andere partij worden verwerkt, kan het nodig zijn dat uw verzoek geheel of gedeeltelijk door die partij wordt behandeld.
14. Klachten
Wanneer u meent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kunt u eerst contact opnemen via contact@leuvensklimaatfonds.be.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Leuven 2030 kan deze Privacyverklaring aanpassen wanneer haar dienstverlening, werkwijze, financieringsstructuur of de toepasselijke regelgeving verandert.
De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op de betrokken website.
16. Contact
Voor vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Leuvens Klimaatfonds voor Ondernemers: